ALGEMENE VOORWAARDEN VZW THE FARM
Artikel 1: Algemeen
1. VZW THE FARM, gevestigd te [571 Doorniksesteenweg 8583 Avelgem], is een vereniging
zonder winstoogmerk die zich richt op het bevorderen van sportieve activiteiten. De
vereniging investeert in haar eigen werking en in haar leden, zonder commercieel doeleinde.
2. VZW THE FARM opereert als een sportvereniging. Het mag niet worden beschouwd als een
commerciële fitness of crossfitfaciliteit.
3. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle leden van VZW THE FARM.
Artikel 2: Lidmaatschap
1. Leden moeten een minimumleeftijd hebben van 16 jaar om zelfstandig deel te nemen aan de
activiteiten van de vereniging. Mits toestemming van ouder of voogd en toestemming van
raad van bestuur kunnen jongere leden toegang krijgen tot de activiteiten van de VZW.
2. Leden moeten een basisniveau van fysieke gezondheid hebben om veilig te kunnen
deelnemen aan de activiteiten. De leden van het bestuur of de instructeur kan een
gezondheidsverklaring of een medisch attest opvragen alvorens de persoon mag toetreden
en deelnemen aan de activiteiten van de vereniging.
3. Leden moeten zich inschrijven voor elke groepstraining via het ledenplatform. Elke groepsles
heeft een beperkt aantal plaatsen. Leden mogen enkel deelnemen aan de groepsles als ze
ingeschreven zijn op het ledenplatform voor de desbetreffende les. Leden op de wachtlijst
kunnen enkel deelnemen indien er last-minute afzeggingen zijn.
4. Het lidmaatschap kan worden voldaan via beurtenkaarten of abonnementen. Leden met
geen of verlopen lidmaatschappen kunnen niet deelnemen aan de activiteiten.
5. Alle communicatie met de leden verloopt via een besloten Messenger-groep of via de
website van de VZW.
6. Het lidmaatschap van VZW THE FARM is strikt persoonlijk. Abonnementen en
beurtenkaarten zijn niet overdraagbaar en mogen niet door anderen worden gebruikt.
7. Bij tijdelijke ongeschiktheid van het lid, zoals blessures of persoonlijke omstandigheden,
wordt de geldigheidsduur van de beurtenkaart niet verlengd.
8. Indien het aantal leden de capaciteit van de faciliteiten of de operationele mogelijkheden
overschrijdt, behoudt het bestuur het recht om een tijdelijke ledenstop in te stellen. Deze
maatregel wordt genomen om de kwaliteit van de dienstverlening, veiligheid van de leden en
naleving van de wettelijke verplichtingen te waarborgen. De ledenstop wordt opgeheven
zodra de omstandigheden dit toelaten, en nieuwe inschrijvingen worden op volgorde van
aanmelding behandeld. Bestaande leden behouden in deze periode toegang tot de
activiteiten.
Artikel 3: Groepslessen en Toegang
1. Groepslessen vinden plaats op vaste tijdstippen, en de ruimte is enkel toegankelijk wanneer
verantwoordelijken aanwezig zijn. Er is geen vrije toegang buiten de lestijden. Wijzigingen in
het rooster worden tijdig gecommuniceerd aan de leden.
2. Er zijn geen initiatielessen voorzien. Er worden wel sporadisch technieklessen voorzien.
3. Coaches en verantwoordelijken hebben het recht om mee te trainen met de groep. De lessen
zijn niet volledig gecoacht, maar er wordt hulp geboden waar nodig.
4. Na elke les is elk lid verantwoordelijk voor het netjes opruimen van materiaal. Apparatuur
moet na gebruik gereinigd worden met de voorziene schoonmaakmaterialen. Schade door
opzettelijk handelen van een lid zal door dat lid vergoed moeten worden.
Artikel 4: Faciliteiten
1. Er zijn gescheiden kleedkamers voor mannen en vrouwen en opbergmogelijkheden voor
persoonlijk materiaal.
2. Verloren voorwerpen worden een maand bewaard, waarna de VZW het recht heeft deze te
verwijderen.
3. Er is één afgesloten toilet aanwezig, maar geen douches.
4. Afval moet gesorteerd worden en gedeponeerd in de daarvoor bestemde vuilnisbakken.
5. Parkeren gebeurt op de parking 't Pleintje. De parkeerplaatsen voor de loods van THE FARM
zijn gereserveerd voor bestuurders van de VZW.
Artikel 5: Verzekeringen en Aansprakelijkheid
1. Alle activiteiten georganiseerd door VZW THE FARM worden beoefend op eigen
verantwoordelijkheid van het lid. De VZW is niet aansprakelijk voor ongevallen, schade, of
blessures opgelopen tijdens deze activiteiten, behalve in geval van opzet of grove nalatigheid
van de VZW.
2. De VZW behoudt zich het recht voor om leden die de regels overtreden uit te sluiten van
deelname.
Artikel 6: Evenementen en Activiteiten
1. VZW THE FARM kan activiteiten en evenementen organiseren ten voordele van de vereniging.
Leden worden aangemoedigd om vrijwillig te helpen bij de organisatie van deze
evenementen.
Artikel 7: Verlof en Sluitingsdagen
1. VZW THE FARM behoudt zich het recht voor om te sluiten op feestdagen, verlofdagen of bij
onvoorziene omstandigheden. Leden zullen tijdig worden geïnformeerd over sluitingsdagen.
Artikel 8: Contact en Communicatie
1. Leden kunnen bij vragen of problemen contact opnemen met het bestuur via persoonlijk
contact of een e-mail sturen naar vzw.thefarm@gmail.com.
Artikel 9: Aanvullende Voorwaarden
1. Leden dienen respectvol om te gaan met medesporters, coaches en verantwoordelijken.
2. Het gebruik van drugs binnen de faciliteiten van VZW THE FARM is verboden.
3. Roken in de gebouwen van de VZW is niet toegestaan.
4. Leden zijn verplicht om correcte sportkleding en geschikt schoeisel te dragen tijdens de
trainingen.
5. Het is verboden om eigendommen van de VZW zonder toestemming mee naar huis te
nemen.
6. Leden mogen de ruimte alleen betreden tijdens de geplande lesuren of met expliciete
toestemming van de verantwoordelijken.
7. De VZW behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden op elk moment te
wijzigen. Leden worden tijdig geïnformeerd over eventuele wijzigingen.
Artikel 10: Privacy en Gegevensbescherming
1. Verzameling van Persoonsgegevens
VZW THE FARM verwerkt persoonsgegevens van haar leden in overeenstemming met de
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden verzameld
en verwerkt voor administratieve doeleinden, communicatie met de leden en de organisatie
van activiteiten binnen de vereniging.
2. Doeleinden van de Verwerking
De verzamelde persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
• Het beheren van het ledenbestand en administratieve verplichtingen;
• Het plannen en organiseren van trainingen, evenementen en andere sportieve
activiteiten;
• Communicatie met leden via e-mail, Messenger-groepen of andere digitale kanalen;
• Verwerking van betalingen zoals abonnementen of beurtenkaarten;
• Wettelijke verplichtingen waaraan de vereniging dient te voldoen.
3. Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor het doel
waarvoor ze zijn verzameld. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens
binnen een redelijke termijn verwijderd, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist.
4. Rechten van de Leden
Leden hebben te allen tijde het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren,
over te dragen of te laten verwijderen. Dit kan worden aangevraagd door een e-mail te sturen
naar vzw.thefarm@gmail.com. VZW THE FARM zal binnen een redelijke termijn reageren op
dergelijke verzoeken.
5. Delen van Persoonsgegevens
VZW THE FARM deelt persoonsgegevens van leden niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is
voor de uitvoering van de activiteiten van de vereniging (bijvoorbeeld voor verzekering) of
wanneer dit wettelijk verplicht is. In dergelijke gevallen worden de gegevens uitsluitend
gedeeld met partijen die voldoen aan de wettelijke vereisten voor gegevensbescherming.
6. Beveiliging van Gegevens
VZW THE FARM neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de
veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen en te beschermen tegen verlies, misbruik,
ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.
7. Foto- en Videomateriaal
Tijdens activiteiten van VZW THE FARM kunnen foto’s of video’s worden gemaakt voor
promotionele doeleinden, zoals het delen op de website of sociale media van de vereniging.
Indien een lid bezwaar heeft tegen het gebruik van zijn of haar afbeelding, kan dit schriftelijk
of via mail worden gemeld bij het bestuur, waarna de betreffende beelden worden verwijderd
of niet meer gebruikt.
8. KlachtenIndien een lid van mening is dat zijn of haar privacyrechten zijn geschonden, kan een klacht
worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)